Es gibt zwei Rollen in NateoTime:
Teammitglieder (User): Dies sind Personen, die Zeiten erfassen. Alle Personen in einem Team, die Zeiterfassung mit NateoTime machen sollen, müssen als User eingetragen werden.
Admins: Dies sind die Personen, die NateoTime pflegen. Admins sind quasi die Vorgesetzten:
Wichtig: Wer Admin ist, ist meistens auch User, um auch für sich selbst Zeiten erfassen zu können. Obwohl man auch nur Admin sein kann, ist das eher die Ausnahme. Meistens haben die Admins beide Rollen.
Daher müssen Admins auch keine Urlaubsanträge stellen, denn die könnten sie sich ja selbst genehmigen. Sie tragen Urlaub etc. einfach ein. Wenn das nicht gewünscht ist, muss man die Rollen trennen und einfach einen User und einen Admin einrichten.
Aktivitäten sind alles, worauf Sie Zeiten buchen wollen.
Sie definieren alle Aktivitäten (außer "Arbeit") selbst.
Beispiele:
Aktivitäten sind leicht anzulegen: Sie bestehen lediglich aus einer Bezeichnung, einer beliebigen, optionalen Kostenstellennummer und einem Sortierrang.
Die Aktivität "Arbeit" müssen Sie nicht selbst anlegen. Die gibt es immer, und Sie können sie auch nicht deaktivieren.
Wichtig: Es ist völlig normal und korrekt, Zeiten auf mehrere Aktivitäten gleichzeitig zu buchen. Beispiel: Eine Kollegin muss im Rahmen einer Inventur irgendwo hin fahren. Dann würde sie z.B. auf die Aktivitäten "Arbeit" und "Inventur" gleichzeitig buchen. Und sowie sie ins Auto steigt, aktiviert sie zusätzlich auch noch die Aktivität "Fahrtätigkeit" (und deaktiviert sie beim Aussteigen).
Wer im Team kann auf welche Aktivität Zeiten buchen?
Als Admin können Sie festlegen, wer auf welche Aktivitäten Zeiten buchen kann - und in welchem Zeitraum.
Auf eine neu angelegte Aktivität kann noch nicht gleich jeder buchen, denn es wäre z.B. nicht gut, wenn ein Produktionsmitarbeiter Zeiten auf die Aktivität "Außendienst" buchen würde.
Außerdem sind bestimmte Aktivitäten nur für eine bestimmte Zeit gültig (z.B. Inventur nur vom 10. Dezember bis 31. Dezember). Nur in dieser Zeit soll man darauf buchen können.
Dafür gibt es in NateoTime die sogenannten Contracts (Verträge):
Angenommen, Sie möchten den Arbeitsaufwand für den Auftrag "5219 - Werkzeugerstellung für Müller" erfassen lassen. Dann gehen Sie wie folgt vor:
Bei jedem Teammitglied, für das Sie einen solchen Contract angelegt haben, erscheint im Zeiterfassungsfenster während des von Ihnen angegebenen Zeitraums die Aktivität 5219 "Werkzeugerstellung für Müller". Somit können die entsprechenden Kollegen Zeiten darauf erfassen, während alle anderen nicht mit dieser Aktivität behelligt werden.
Nach Ablauf des angegebenen Zeitraums verschwindet die Aktivität wieder aus dem Zeiterfassungsfenster und die Kollegen können nicht mehr darauf buchen.
Wichtig: Ganz entscheidend ist die Contracts der einzelnen Mitarbeiter für die Aktivität "Arbeit", denn die beinhalten die nötigen Zusatzinformationen für die Bereichnung der Überstunden:
Die Eigenschaften eines Contracts gelten für seine gesamte Laufzeit. Wenn Sie einen Contract ändern, dann ändern sie ihn von Beginn an.
Daher sollte man einen Contract eigentlich nie ändern, sondern ihn beenden und einen neuen mit geänderten Eigenschaften beginnen.
Beispiel: Mitarbeiter Bob erhält ab 01.01.2026 32 statt 30 Tagen Jahresurlaub.
Anstatt den Jahresurlaub im Bobs vorhandenem Contracct "Arbeit" zu ändern, ändern Sie das Ende-Datum auf 31.12.2025 und legen einen neuen Contract für die Aktivität "Arbeit" mit Start-Datum 01.01.2026 an.
In diesem neuen Contract tragen Sie dann 32 Tage Jahresurlaub ein.
Das Gleiche gilt auch, wenn Bob z.B. irgendwann seine Wochenarbeitszeit reduzieren würde (z.B. Freitags nur noch einen halben Tag).
Wenn Sie den bestehenden Contract einfach ändern würden würde NateoTime auch für die Vergangenheit einen reduzierte Wochen-Soll-Arbeitszeit annehmen und zahlreiche Überstunden für Bob ausrechnen.
